سیستمسازی یعنی تبدیل کسبوکار از یک موجودیت وابسته به شما، به ماشینی خودکار که وقت شما را بهعنوان صاحب کسبوکار آزاد میکند تا روی هدف اصلیتان تمرکز کنید.
در این نوشته مهمترین فواید سیستمسازی بر اساس کتاب Clockwork: Design Your Business to Run Itself نوشته مایک میخالوویچ، آورده شده است. بر اساس این کتاب سیستمسازی مزایای عمیق و فراتر از «افزایش بهرهوری» دارد. هدف اصلی کتاب خروج کارآفرین از چرخه فرسایشی کارِ بیوقفه و رسیدن به وضعیتی است که کسبوکار بدون وابستگی به او به طور خودکار کار کند.
البته به یاد داشته باشید که این کتاب برای کسبوکارهای کوچک است وگرنه سیستمسازی برای کسبوکارهای بزرگتر مزایایی بیش از اینها دارد.
۱. رهایی از دام بقا (Survival Trap)
بیشتر کارآفرینان در «دام بقا» گیر میافتند: مدام در حال واکنش به مسائل فوری و فرونشاندن آتش هستند، بدون اینکه به مسائل مهم و استراتژیک بپردازند. سیستمسازی به کسبوکار اجازه میدهد از این چرخه واکنشی خارج شود و به جای «جان سالم به در بردن از امروز»، به سمت اهداف بلندمدت حرکت کند.
در اینجا چند نمونه از رایجترین کارهای فوری و فرو نشاندن آتش بحران که در کتاب به آنها اشاره یا تلویحاً به آنها پرداخته شده، آورده شده است:
الف. پاسخگویی بیوقفه به سوالات کارمندان
– مثال: کارمند جدیدی که هر چند دقیقه یک بار میآید و میپرسد: «حالا چیکار کنم؟», «این ایمیل رو چطور جواب بدم؟», «مشتری این مشکل رو داره، چه کارش کنم؟»
– چرا فرو نشاندن آتش است؟ شما مدام کارتان را رها میکنید تا به سوالات جزئی پاسخ دهید. این نه تنها تمرکز شما را میبرد، بلکه کارمند را نیز وادار به توقف میکند.
ب. ورود به کار برای «نجات» پروژه یا مشتری عصبانی
– مثال: پروژه به دلیل اشتباه یک کارمند از مسیر خارج شده، مشتری مهمی قهر کرده و تیم نمیداند چطور او را برگرداند. شما مجبور میشوید مستقیماً وارد پروژه شوید و خودتان آتش را خاموش کنید.
– چرا فرو نشاندن آتش است؟ شما دارید جای تیم تصمیم میگیرید و کار را انجام میدهید، در حالی که باید «طراح» فرآیندها باشید. این کار به کارمندان یاد میدهد که هر بار برای مشکلات به شما پناه بیاورند.
ج. بررسی و ویرایش دستی کارهایی که باید خودکار شوند
– مثال: چک کردن تک تک ایمیلهای بازاریابی قبل از ارسال، یا نگاه کردن به هر فاکتور خروجی برای اطمینان از درستی آن، حتی اگر مشتری مدتهاست همان فرمت را تأیید کرده است.
– چرا فرو نشاندن آتش بحران است؟ این کارها نشان میدهد شما «سیستم مستند شده» ندارید لذا به جای اینکه فیلمی از نحوه انجام کار تهیه کنید و به کارمند بدهید که ببیند و یاد بگیرد، مدام در حال کنترل لحظهای و حذف خطاهای تکراری هستید.
د. رسیدگی به استثناها و حاشیههای فرآیندها
– مثال: روش استانداردی برای حمل کالا دارید، اما امروز بسته به دلیل باران خیس شده و ابعادش تغییر کرده است. شما مجبور میشوید چندین ساعت با شرکت حمل و نقل تماس بگیرید و استثنا را مدیریت کنید.
– چرا فرو نشاندن آتش است؟ کتاب میگوید شما نباید حل کننده استثناها باشید. سیستم باید طوری طراحی شود که یا استثناها قابل پیشبینی باشند یا فرد دیگری اختیار تصمیمگیری در مورد آنها را داشته باشد.
ه. کارهایی که «فقط بلد هستید خودتان انجام دهید» (حفاظت از ایگو)
– مثال: بستن قرارداد با مشتری خاص، طراحی لوگو، نوشتن کد اصلی سایت، یا حتی تمیز کردن دفتر در آخر شب چون «هیچ کس به تمیزی من نیست».
– چرا فرو نشاندن آتش است؟ این مورد ریشه در اگو دارد. میخالوویچ اعتراف میکند که خودش در استرالیا وقتی دید تیم بدون او کار میکند، شروع به ایمیل زدن و درخواست کارهای اضافی کرد تا احساس نیاز کند که مورد نیاز است. این خودش بزرگترین آتش بحران است.
و. کارهای فوری که هیچ ارزش افزودهای ندارند
– مثال: مرتب کردن قفسه پروندهها، بهروزرسانی دستی یک صفحه گسترده خستهکننده، یا شرکت در جلسهای که فقط شما در آن تصمیم میگیرید که بقیه چه کار کنند.
– چرا فرو نشاندن آتش است؟ این کارها «فوری» به نظر میرسند چون در لیست کارهای کسی هستند، اما به «نقش ملکه زنبور عسل» (QBR) کسبوکار کمکی نمیکنند. (لابد میپرسید نقش ملکه زنبور عسل چیست. صبر داشته باشید توضیح می دهم).
هدف نهایی این است که این آتشها را با سیستم خاموش کنید، نه با کار بیشتر و همیشه دویدن.
۲. تبدیل شدن به «طراح» کسبوکار، نه «انجامدهنده» (Moving from Doing to Designing)
کتاب چهار مرحله را تعریف میکند: انجام دادن (Doing)، تصمیم گرفتن (Deciding)، واگذاری (Delegating) و طراحی (Designing) سیستمسازی شما را از فاز «انجام دادنِ» کارهای روزمره به فاز «طراحی» جریان کسبوکار میبرد. به عنوان طراح، شما روی چشمانداز و بهبود فرآیندها تمرکز میکنید، نه روی کارهای تکراری.
۳. محافظت و خدمت به «نقش ملکه زنبور عسل» (Queen Bee Role – QBR)
هر کسبوکار یک «نقش ملکه» دارد؛ یک وظیفه محوری که موفقیت شرکت به آن بستگی دارد (مثل تخمگذاری در کندوی زنبور). سیستمسازی به این معناست که همه چیز در خدمت این نقش حیاتی باشد. وقتی این نقش به خوبی ایفا شود، کل کسبوکار شکوفا میشود و وقتی متوقف شود، همه چیز آسیب میبیند. سیستمها از افرادی که این نقش را ایفا میکنند محافظت میکنند.
۴. کاهش تصمیمگیریهای جزئی و افزایش استقلال تیم
بسیاری از کارآفرینان به «سیستم مزاحمت برای من دچارند: کارمندان مداوم برای هر تصمیم کوچکی به سراغ آنها میآیند. سیستمسازی و مستند کردن آن (مثل ضبط ویدیویی از فرآیندها) باعث میشود:
کارمندان برای تصمیمگیری توانمند شوند.
مالک کسبوکار از شر تصمیمگیریهای جزئی خلاص شود.
تیم بتواند مالکیت کار را بپذیرد و حتی خودش سیستمها را بهبود ببخشد.
۵. امکان برونسپاری واقعی (Trash, Transfer, Trim)
کتاب یک روش ساده به نام «دور بینداز، منتقل کن، یا کوتاه کن» معرفی میکند. سیستمسازی به شما اجازه میدهد:
کارهای غیرضروری را دور بریزید (Trash).
کارهایی که لازم هستند اما لزومی ندارد شما انجام دهید را به دیگران منتقل کنید (Transfer).
کارهایی که حتماً باید خودتان انجام دهید را بهینه و کوتاه کنید (Trim).
۶. پیشبینیپذیری و رشد با کمترین تلاش
با سیستمسازی، شما دیگر نگران «فرو نشاندن آتش بحران» نیستید. در عوض:
نتایج قابل پیشبینی میشوند.
میتوانید کسبوکار را بدون اینکه خودتان قید و بند آن باشید، مقیاسپذیر کنید.
زمان و انرژی شما برای کارهایی که دوست دارید و در آنها بهترین هستید آزاد میشود.
تعطیلات چهار هفتهای (The Four-Week Vacation)
قله موفقیت در سیستمسازی این است که بتوانید چهار هفته کامل (که معادل یک چرخه کامل کاری است) از کسبوکارتان دور باشید بدون اینکه آسیبی ببیند؛ حتی بهتر از قبل کار کند. کتاب این را به عنوان معیاری برای «کسبوکار ساعت آفتابی» معرفی میکند.
برای رزرو جلسه آشنائی و همسوئی (رایگان) کلیک کنید
