توصیه هایی برای بهبود عملکرد سامانه صدای مشتریان
۱) باید مشتریان را تشویق کرد که نظرات خود را چه مثبت و چه منفی بیان کنند و باید گوشی شنوا برای دریافت این نظریات داشت . هرچه اطلاعات بیشتری از مشتریان بدست بیاوریم به همان اندازه دیدگاه ما نسبت به محصولات و خدماتی که ارائه می دهیم و اینکه تا چه حد نیازها و خواسته های مشتریان توسط این محصولات یا خدمات ارضا می شود روشن تر میشود و برنامه های بازاریابی شما تا چه حد سودمند بوده است و چه نقاط ضعف و قوتی داشته است بنابراین از هر راهی که می توانید از مشتریان خود درخواست کنید که نظرات خود را با شما درمیان بگذارند.
۲) تا حد امکان باید کانالهای ارتباطی بیشتر و متنوعتری برای دریافت نظریات مشتریان فراهم آورد. پیشرفتهای تکنولوژیک دست یابی به کانالهای ارتباطی متعدد را آسان کرده است پس باید حتی الامکان از تمامی این کانالها استفاده کرد: پست، پست الکترونیک، پیامهای کوتاه وتلفن از متداولترین کانالهای ارتباطی موجود هستند که می توانند مورد استفاده قرار بگیرند.
۳) نظریات دریافت شده از مشتری برای بایگانی نیست بلکه برای تصحیح و رفع اشکالات موجود در کسب و کار و برنامه های بازاریابی است. توجه به گله و شکایات و تلاش برای جمع آوری اطلاعات بیشتر و رفع مشکلاتی که توسط مشتریان بیان می شود جزئی جدائی ناپذیر ازوظایف گردانندگان سامانه صدای مشتریان می باشد.
۴) توجه به شکایتهای رسیده و رفع مشکل مشتریان از نکات دیگری است که باید رعایت شود. مشتریانی که شکایتشان مورد رسیدگی قرار میگیرد و حل و فصل می شود معمولا وفاداری بیشتری نسبت به مشتریانی که شکایت نمیکنند از خود نشان می دهند.
۵) شکایتها و نظریات دریافت شده باید با دیگر بخشهای سازمان در میان گذاشته شود و آنها نیز در جریان نقاط قوت و ضعف محصولات شرکت قرار بگیرند چه بسا که منشا یک مشکل واحد خرید یک شرکت باشد و یا واحد کنترل کیفیت و حتی تحقیق و توسعه.
۶) به مشتریانی که شکایت، نظر و یا پیشنهادی ارائه میدهند باید بازخورد داده شود اگر نظریات آنها اجرایی شده است باید به اطلاع آنها رسانده شود و اگر قابل اجرا نیست نیز باید ضمن بیان سپاس شرکت به آنها توضیح بدهیم که چرا قادر به اجرای نظرات آنها نیستیم.
۷) کارکنان شرکت باید بدانند که رضایت مشتریان در دریافتی آنها می تواند تاثیری مثبت داشته باشد بنابراین جوایز، هدایا و یا پاداشهایی که مدیریت شرکت برای مدیران و کارکنان خود در نظر می گیرد می بایست ربط مستقیمی با میزان و یا ارتقای رضایتمندی مشتریان داشته باشد.